REQUISITOS DE UN ACTA:

Número de acta y nombre de la persona jurídica a la que pertenece.

Órgano que se reúne (junta de socios, asamblea de accionistas, junta directiva, asamblea de asociados, asamblea de corporados, fundadores, consejo de administración o el nombre que de acuerdo con los estatutos, se haya estipulado para los órganos de administración de la Entidad sin Ánimo de Lucro).

Naturaleza de la reunión: corresponde a la determinación de su carácter ordinario o extraordinario; por derecho propio, segunda convocatoria o universal. Fecha (día – mes - año) y hora de la reunión.

Lugar de la reunión: el órgano de administración se reunirá en el domicilio de la sociedad, salvo que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas, caso en el cual pueden reunirse por fuera del domicilio social.

Las decisiones tomadas en contravención de esta norma serán ineficaces (artículos 186 y 190 del Código de Comercio).

Se sugiere verificar estatutos para la Sociedad por Acciones Simplificada y para las Entidades sin Ánimo de Lucro.

Nombramiento de presidente y secretario de la reunión (artículo 189 del Código de Comercio).

Convocatoria a la reunión. Debe contener los siguientes requisitos: Identificación expresa del medio utilizado para realizar la convocatoria de acuerdo con lo indicado en los estatutos o en su defecto en la ley (artículos 186 y 424 del Código de Comercio).

Órgano o persona que realizó la convocatoria de conformidad con los estatutos o en su defecto la Ley.

Se debe informar con cuántos días de antelación se citó a la reunión o la fecha en que se realizó la citación de acuerdo con los estatutos o, en su defecto, con la Ley.

Para contabilizar la antelación no se tendrá en cuenta ni el día de la convocatoria, ni el día de la reunión.

Verificación del quórum legal o estatutario: indicar el nombre de los socios o el número de cuotas presentes o representadas para el caso de las sociedades de personas (limitada, comandita simple, colectiva).

Para las sociedades por acciones, tales como la sociedad anónima, la sociedad por acciones simplificada y la sociedad en comandita por acciones, es necesario dejar constancia del número de acciones suscritas representadas en la reunión.

Para las entidades sin ánimo de lucro es necesario consultar en los estatutos la forma de verificar el quórum; una vez revisado debes indicar el número total de personas de la entidad que ostentan la calidad exigida en los estatutos para la verificación del quórum y el número de asistentes a la reunión que ostentan dicha calidad (artículo 186 del Código de Comercio).

Aprobación de cada una de las decisiones: Si a la reunión asisten apoderados o representantes de socios o accionistas, no deben estar inmersos en una indebida representación de acuerdo al tipo de sociedad o a la regulación estatutaria (artículo 185 del Código de Comercio), con indicación del número de acciones suscritas a favor y número de acciones suscritas en contra para el caso de las sociedades por acciones.

Si la decisión se aprobó por la totalidad de los accionistas, así debes indicar en el acta o dejar constancia de la aprobación unánime. Tanto para las sociedades de personas y las Entidades sin Ánimo de Lucro debes indicar el número de votos a favor y en contra de la decisión o, si es el caso, debes dejar expresa la aprobación unánime (artículo 189 del Código de Comercio).